কিভাবে লিখবো ভালো ই-মেইল

১৫ ই ফেব্রুয়ারি, ২০১৯ সন্ধ্যা ৭:৪৮

কিভাবে ভালো ইমেইল লিখবেন তা নিয়ে গুগল করলে হাজার হাজার টিপস পাবেন তবে আমি আজ লিখবো কিভাবে ভালো ইমেইল লিখার অভ্যাস গড়ে তুলতে পারেন খুব সহজেই যা আপনাকে কর্মজীবনে অনেকটা এগিয়ে রাখতে পারে।

ব্যবসা বা চাকরি যাই করেন না কেন, ভালো কমিউনিকেশন আপনার লাগবেই। অনেকেই ভালো কমিউনিকেশন মানে বুঝেন খুব ভালো ইংরেজি বলা বা লিখা। অবশ্যই বাইরের দেশে যোগাযোগ করতে আপনাকে ভালো ইংরেজি জানতে হবে কিন্তু ভালো কমিউনিকেশন শুধু এর মধ্যেই সীমাবদ্ধ না।
ভালো কমিউনিকেশন বলতে বুঝায় আপনার মনের ভাব অন্যকে পরিষ্কার ভাবে বুঝনোর সক্ষমতা। যোগাযোগ অনেকভাবেই করা যায় তবে লিখিত এবং মৌখিক দুই প্রকার সবচেয়ে বেশি হয়। আজ আমরা লিখিত যোগাযোগের ক্ষেত্রে ব্যবহিত ই-মেইল নিয়ে কথা বলবো।
১। ভাষা জ্ঞানঃ
• আপনি যে ভাষায় লিখছেন তার ব্যাকরণ নিয়ে জ্ঞান থাকাটা জরুরি। এখন যেটা হয় আমরা ছোট বেলায় পড়া সব নিয়ম মনে নাও রাখতে পারি। এখন কি উপায় ? আপনি আপনার যেকোনো লিখা ফাইনাল করার আগে কিছু সফটওয়্যার দিয়ে পরীক্ষা করে নিতে পারেন। মাইক্রোসফট ওয়ার্ড এটা করতে পারে তবে আমার পছন্দ হলো Grammarly. ফ্রি এবং প্রিমিয়াম দুই ভার্সন রয়েছে। এর মাধ্যমে শুদ্ধ লিখার একটা অভ্যাস আপনার গড়ে উঠবে।
• তারপর যে ভাষায় লিখছেন সে ভাষার কিছু জিনিষ যেমন সম্বোধন করা, বিদায় নেয়া, কিছু চাওয়া এসবের জন্য কিছু নিয়ম থাকে সেটা আপনাকে জানতে হবে। আর যতো সম্ভব বিনয়ের সুরে লিখতে হবে। ইংরেজির ক্ষেত্রে Please, can you please, will you, Thanks for your consideration, please find the attachment ইত্যাদির ব্যবহার আপনাকে জানতে হবে। সিনিয়র কাউকে তার নাম ধরে লিখাটা অনেকেই পছন্দ করেন না এদেশে যদিও বাইরে এর চর্চা আছে সেটা মাথায় রাখতে হবে। লিঙ্গভেদে পুরুষ/মহিলা সবাইকে আপনি স্যার বললে সেফ থাকতে পারেন।
দৈনিক বা প্রায়শই লিখা:
ভালো ই-মেইল লিখতে হলে আপনাকে চর্চা করতে হবে। কিভাবে ই-মেইল চর্চা করবেন?
• আমরা দৈনিক গান শুনি, নিউজ পড়ি যেগুলো অনেক ভালো লেগে যায়। আমরা শেয়ার দেই। কিন্তু কখনো কি লেখক,গায়ককে সরাসরি প্রশংসা করেছি। সহজেই এটা করা যায়। আপনার মাত্র পড়া একটি ভালো নিউজের নিচেই তাদের ই-মেইল দেয়া। চেষ্টা করুন তাকে অল্প কথায় জানতে। এতে তার সাথে যেমন একটা যোগাযোগ তৈরি হতে পারে সাথে সাথে লিখার চর্চা হবে। তবে অবশ্যই লিখে পাঠানোর আগে বানান এবং গ্রামার দেখে নিতে ভুলবেন না। তবে বেশি ভয় পাবেন না ভুল করার। আস্তে আস্তে ভালো লিখা শিখবেন।
• অবশ্যই ইমেইলের সাবজেক্ট লাইন সঠিক এবং যৌক্তিক দিবেন। যেমন কোনও কাজের কমেন্ট করতে মেইল করলে সেটা সাবজেক্ট লাইনে লিখবেন তাহলে আপনার মেইল কোন বিষয়ে সেটা পাঠক ধারণা নিতে পারবে।
ইমেইল পড়া:
• আপনার ইন-বক্সে দেখবেন বিভিন্ন কোম্পানি ই-মেইল দিতে থাকে। ভালো কোম্পনীর মেইলগুলো পড়ুন দেখবেন অনেক বিষয় শিখতে পারছেন। যদি বর্তমানে আপনার ইন-বক্সে ই-মেইলের ঘাটতি থাকে তাহলে ই-কমার্স,নিউজের সাইটে যেয়ে রেজিস্ট্রেশন করবেন তাহলে আর অভাব হবে না।

নিজের ইমেইল লিখা পাঠানোর আগে তিনবার পড়ুন তাহলেও অনেক কিছু পরিবর্তনের প্রয়োজনীয়তা পাবেন।
আর একটি কথা আপনার ইমেইল আইডি নিজের নামের সাথে মিল রেখে তৈরি করবেন। অযাচিত কোনও শব্দ যোগ করে নিজের ইমেজকে নষ্ট করবেন না।

৬ টি +০/-০